WEG-Verwaltung, die vielschichtigen Disziplinen:
Objektbuchhaltung 50 %
Der Grundpfeiler Ihrer gesamten Wohneigentümergemeinschaft.
Objektverwaltung 10 %
Die Themen des Tagesgeschäfts.
Der Standard, an dem Eigentümerinnen die Verwaltung messen
Objektmanagement 40 %
Zukunftsorientiertes Arbeiten. Technik, Recht, Wirtschaftlichkeit
Wir kennen aufgrund unserer langjährigen Erfahrung die unterschiedlichen Interessen, welche es in einer Wohnungseigentümergemeinschaft gibt. Besonders Selbstnutzer und Kapitalanleger haben natürlich oft unterschiedlichste Interessen, welche es zu berücksichtigen gilt. Mit der nötigen Erfahrung, dem passenden Know-How und mit viel Geduld können wir als professioneller Hausverwalter zwischen den Miteigentümern moderieren und für die Eigentümergemeinschaft die passende Lösung erarbeiten.
Ortsnähe zu den von uns verwalteten Objekten uns ist uns sehr wichtig, damit Objektbegehungen vor Ort, Kontrollen, Planungen, Übergaben, Abnahmen und Überwachungen jederzeit möglich sind. Natürlich fertigen wir für Sie die Wohngeldabrechnungen und Wirtschafspläne an, führen Eigentümerversammlungen durch und erledigen alle klassischen Aufgaben einer Wohnungseigentumsverwaltung.
Eine gute Zusammenarbeit mit den Eigentümern und insbesondere mit dem Verwaltungsbeirat einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist uns sehr wichtig, damit wir Ihre Wünsche zu Ihrer Zufriedenheit umsetzen können. Unser Ziel ist es, für langristigen Werterhalt und Wertsteigerung Ihrer Immobilien zu sorgen. Gern unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot für die Verwaltung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft und übersenden Ihnen den Entwurf eines Verwaltervertrages.
Eine gute Verwaltung arbeitet kontinuierlich. Sie arbeitet vorausschauend, um ihrem Gesamtobjekt einen Mehrwert zu bieten. Ihre Mitarbeitenden kennen sämtliche Gesetze und rechtlichen Anforderungen, sie können mit Rechtsanwälten und Ingenieuren diskutierten und wissen es politische Entscheidungen umgehend einzuordnen. Eine gute WEG-Verwaltung arbeitet nach einem Jahresplan.
Je weniger Abweichungen vom „Jahresplan“ entstehen, desto zufriedener ist der Kunde: Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.
Allerdings hat sich zwischen guter Arbeit und Kundenzufriedenheit eine Diskrepanz gebildet:
Während Kundinnen und Kunden nur den Kontakt mit der Verwalterin bewerten, ist Verwaltung viel mehr als das. Immobilienverwaltung ist eine der komplexesten Bereiche der kaufmännischen Berufe.
Ihr WEG-Verwalter ist Fachexperte und ausgebildet in den folgenden Bereichen:
– Buchhaltung, kaufmännischen Vertragswesen und Steuerrecht
– technischen Ingenieursleistungen in der Versorgung (Heizung, Strom, Internet&Telefonie, TüV, Brandschutz, Sanitär Trinkwasser, Abwasser, Leitungen allg.)
– juristischen Themen der BetriebskostenVO, Heizkostenverordnung, BGB, VOB (A,B,C; Auftragsvergabe, Gewährleistungsrecht), HOAI, Betr.SichVO, Energieeinsparverordnung (und sämtliche Veränderungen), WoMEG, Erbbau-Recht, Zivilprozessordnung, Insolvenzrecht, Mietenrecht, Baugesetzen, DIN-Normen und Baustandards und vielen weiteren öffentlich-rechtlichen Gesetzesanforderungen
– Versicherungswesen Haftpflicht, Verkehrssicherheit, Elementar-, Schadenersatzansprüchen, etc.
Zudem sind allein seit 2020
– die gesetzlichen Novellierungen der Immobilienverwaltung,
– die Veränderungen der Bewirtschaftungsmaßstäbe,
– die Grundvoraussetzungen zur Zulassung als Immobilienverwalter,
– die kürzeren Intervalle von notwendigen Schulungen und
– die allgemeinen neuen Standards der Immobilienverwaltung
massivst gestiegen. Alte Ausbildungen sind in Teilen irrelevant geworden, neue Arbeitspraktiken werden deutlich komplexer. Die Anspruchshaltung von Kunden, die eine persönliche Einzelbetreuung führen möchten zu einem Preis der 2000er Jahre ist dementsprechend seit langem nicht mehr zeitgemäß.
Damit ist Ihr Immobilienverwalter Allrounder mit Expertisen wie es sie kaum ein zweites Mal gibt.
Ihr indiviuelles Angebot zur Verwaltung Ihres Objektes
KEIN Angebot zur Vollverwaltung für Wohneigentums-Gemeinschaften unter 10 Wohneinheiten.
Es tut uns leid Ihnen mitteilen zu müssen, dass sich diese Objekte einfach nicht rentieren.
Die Arbeiten zu den Themen:
- Vorbereitung der Jahresabrechnung
- Probleme der Heizkostenabrechnungen
- Wirtschaftsplanzahlen,
- Einladung, Durchführung und Nachbereitung der Versammlungen
- bautechnische Projektthemen
sind bei Objekten trotz unterschiedlicher Anzahl der Wohneinheiten in der Regel gleich. Die Kundendichte eines großen Objektes ist aufgrund Automatisierung (E-Mailnewsletter) in der Regel kein Problem.
Die entstehenden Grundkosten einer Verwaltung können von einer zu kleinen Gemeinschaft nicht getragen werden.
LÖSUNG: Angebote zur kaufmännischen Begleitung der Selbst-Verwaltung für Wohneigentums-Gemeinschaften unter 10 Wohneinheiten.
Da wir um den Umstand wissen wie schwierig es geworden ist heutzutage eine Verwaltung für den Abschluss der Abrechnung zu finden, bieten wir Ihnen individuell zugeschnittene buchhalterische Begleitungen zur Selbst-Verwaltung an.
Hierzu müssen Sie bitte folgendes Beachten:
- Sie haben einen Verwaltungsbeirat bestellt
- Ihre Verwaltungsbeiräte sind empfangsberechtigt und leiten die Selbstverwaltung
- Sie wählen ob Sie die buchhalterische Begleitung wünschen und beschließen diese gemäß Angebot auf der Versammlung
Die kaufmännische Begleitung der Selbst-Verwaltung kann u.a. umfassen:
- zubuchbare Sprechstunden im Monat zur Beantwortung von Fragen und Schulungen der Beiräte
- Stellung eines Versammlungsraumes zur Einbuchung Ihrer Versammlung
- Begleitung bei bautechnischen Maßnahmen nach Absprache
Angebote zur Vollverwaltung für Wohneigentums-Gemeinschaften
1. Benennung der Ansprechpartner, Adresse, Baujahr, Anzahl der Einheiten und Grund des Wechsels
2. Teilungserklärung, ein Muster der letzten Abrechnung sowie des aktuellen Wirtschaftsplans
3. Benennung des Wunschdatums der Übernahme der Verwaltung
4. Benennung sämtlicher Altlasten und div. unbearbeiteten Themen Ihres Objektes
Unser Haus bietet Ihnen zudem eine Objektbegehung vor Angebotserstellung an.
Der beidseitige Vorteil ist:
Sie erhalten einen von uns bereits bestimmten Zustandsbericht Ihrer Anlage zur kostenlosen Verwendung. Unser Haus kann Ihnen dann ein Angebot erstellen, dass den realen Tatsachen entspricht, ohne überzogene Versprechen und Lockpreisen.
Die beidseitige Kalkulation führt zu fairen Bedingungen und einer langen Bindung zwischen Kunden und Dienstleister.
Was führt zu Problemen mit Ihrer WEG-Verwaltung?
Es gibt zwei Gründe, warum eine WEG-Verwaltung nicht ausreichend arbeitet:
1. Notfälle unterbrechen das Objektmanagement und müssen priorisiert werden.
2. Eigentümergemeinschaften sind selber die Zeitraubenden.
– Ärgern Sie sich, dass alte Themen nicht bearbeitet werden?
Notfälle stehen an erster Stelle. Notfälle sind: Brand, Wasserschäden, Unfälle. Alles andere ist kein Notfall.
Täglich wiederkehrende Nachfragen sind keine Notfälle, sondern Arbeitsunterbrechungen.
Wenn eine Gemeinschaft aus 30 Eigentümern täglich anruft und 5 Minuten pro Eigentümer telefoniert, haben Sie Ihren Objektverwalter bereits 2,5 Stunden am Tag vom Tagesschäft abgehalten, ohne dass dieser angefangen hat zu arbeiten.
Lösung: Richtige Priorisierung von Themen; Reduzierung der telefonischen Erreichbarkeit auf Kernzeiten.
– Ärgern Sie sich, dass ständig der Ansprechpartner wechselt oder nicht erreichbar ist?
Wenn Sie billig zahlen, wird Ihr Ansprechpartner in der billigen Verwaltung sehr viele Kunden haben. Billige Bezahlung führt zu schlecht ausgebildetem Personal und überlasteten Verwaltungen. Ein Objektverwalter sollte nicht mehr als 15 Wohneigentümergemeinschaften verwalten. Zudem sind Verwalter oft auf Außenterminen.
Lösung: Seien Sie ein zahlungskräftiger, sozialer und fairer Kunde.
– Fehlende Mitarbeit der Eigentümerinnen und Eigentümer in Tagesthemen
Sollten Unterschriften, Informationen oder Zuarbeit einzelner Eigentümer notwending sein oder wurden diese gar zugesagt, ist eine Verwaltung natürlich in ihrer Bearbeitung eines Sachfalles eingeschränkt.
– Die Verwaltung ist anderen Dienstleistern NICHT weisungsbefugt
Liegt ein Schaden vor und die Firmen können nicht in den Wohnungen tätig sein, hilft es nichts den Verwalter anzubrüllen.
Bestätigen Versicherungen nicht die Übernahme der Kosten, bringt es nichts den Verwalter anzubrüllen.
Verweigern Dienstleister aufgrund von Anwohnern die ausfallend werden die Zusammenarbeit: Hilft es nicht den Verwalter anzubrüllen.
Wir behalten uns stets vor unkooperativen Gemeinschaften die Verträge zu kündigen.
– Verwalterwechsel, sofortige Lösung für alte Themen?
Nein. Liegt ein Thema seit Jahren vor, dauert es meist genauso lange als neue Verwaltung das Thema abzuschließen. Bitte haben Sie eine realitische Erwartungshaltung.
Altlasten aufgrund von fehlendem Interesse der Gemeinschaft und fehlender Beschlüsse der Jahreseigentümerversammlung können gar nicht sofort geklärt werden.
Die neue Verwaltung benötigt Zeit sich in den Sachfall hineinzuarbeiten, Rücksprache mit Juristen und Amtsstellen zu halten, bevor eine fundierte Lösung erarbeitet und vorgestellt werden kann.
Kosten einer guten WEG-Verwaltung in 2025
Fragt man unterschiedliche Branchenkenner und die öffentlichen Statistiken lag der Branchendurchschnitt für Berlin, für das Jahr 2022, bereits bei 31,28 EUR.
Für 2025 wird bereits mit einer Spanne von 33,- EUR bis 37,- EUR gerechnet.
Die bekanntesten Webseiten zur Suche von Hausverwaltungen schreiben eine Verwaltergebühr von aktuell ca. 34 EUR aus. Sämtliche Zahlen pro Wohneinheit.
Durchschnitt entspricht jedoch bei Weitem nicht dem Median.
Gemeinschaften unter 30 Wohneinheiten haben es es schwer gute Verwaltung mit einem Preis pro Einheit unter 30 EUR netto (35,70 EUR brutto bei 19 MwSt.) zu finden.
Gestiegene Fixkosten, gestiegende Qualifikationen, Gesetzesänderungen und Novellierungen:
Während allgemeine Kosten seit 2020 pro Jahr zwischen 4 und 11 % gestiegen sind, ziehen Verwaltungen nun nach, um sich zu schützen, den Personalkampf zu gewinnen und weiter am Markt zu bestehen.
Wie berechnet sich ein WEG-Angebotspreis?
Jede Wohneigentümergemeinschaft verursacht Grundkosten, auch Fixkosten genannt. Diese Fixkosten bestehen aus Gehältern der Verwaltung, der eigentlichen Arbeit und div. Betriebskosten.
Die Fixkosten für die buchhalterischen Themen liegen im Branchendurchschnitt bei ca. 40 EUR brutto, pro Stunde. Zahlungseingänge, Rechnungsläufe, manuelle Hausgeldzahlungen und Daueraufträge, Mahnverfahren und viele weitere Themen beschäftigen die Buchhaltung meist bereits 1-2 Stunden pro Woche.
Beispielrechnung Fixkosten: 2 h /pro Woche x 40 EUR brutto x 4,333 Wochen/pro Monat = 364,64 EUR Bruttokosten
In diesem Beispiel ist das Tagesgeschäft der Verwalterin nach Außen noch gar nicht einkalkuliert.
Keine Instandhaltung, keine Instandsetzung, keine Angebotsabfragen. Keine Vorbereitung der Jahresversammlung.
Die Kosten der Ansprechpartnerin / WEG-Verwalterin belaufen sich pro Stunde auf ca. 45 EUR.
Beispielrechnung Fixkosten: 1 h /pro Woche x 45 EUR brutto x 4,333 Wochen/pro Monat = 189,00 EUR Bruttokosten
Fixkosten Gesamt: 364,64 EUR + 189,00 EUR = 554,64 EUR brutto
In dieser Kalkulation sind noch keine Gewinne der Verwaltung verbucht, es handelt sich dabei ausschließlich um eine grobe Dartellung einer mindestens Notwendigen Preiskalkulation.
Zu geringe Verwaltergebühren haben folgen:
Eine Verwaltung muss wirtschaften um vorausplanend zu arbeiten, in Weiterbildungen zu investieren oder qualifiziertes Personal zu halten.
Ist die Verwaltergebühr zu gering,
Warum die WEG-Verwaltung eine kaufmännische Meisterdisziplin ist
Eigentümerinnen bekommen in der Regel 10 % der Arbeiten einer WEG-Verwaltung mit:
– Die telefonische Erreichbarkeit
– Die Dauer bis zur Rückmeldung per E-Mail oder Brief
– Einladung, Inhalt und Termin der Jahreseigentümerversammlung
– Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, ggf. Mahnwesen
– Instandsetzungsmanagment
Die eigentlichen Aufgaben der WEG-Verwaltung umfassen jedoch folgende Bereiche und Inhalte:
Die Objektbuchhaltung:
– die Bearbeitung von Lastschriftbuchungen (SEPA-Mandaten Eigentümer, Dienstleister, Behörden)
– Überwachung von Zahlungseingängen (Daueraufträgen, Guthaben, Erstattungen)
– das Buchhalterische Erfassen sämtlicher Kontenbewegungen (Ein- und Ausgänge)
– das Mahnverfahren (dreistufig), ggü. Eigentümerinnen, Dienstleistern, etc.
– das Einleiten von Klageverfahren, außergerichtlicher Einigungen und Zwangsenteignungen
– Verwalten der Vermögenswerte und rechtzeitige prognostizieren von Vermögensentwicklungen
– Erfassen von haushaltsnahen Dienstleistungswerten und Handwerkerleistungen, Verteilungen nach WEG-individuellen Maßstäben zum Steuerabzug der Bewohner
– Erstellen von Wirtschaftsplänen und Sonderumlagen
– Verbrauchswertbemessen (Energie Wärme, Strom, Wasser)
– Bemessen von Heizkostenabrechnungen, Kontrolle und Nachkorrekturforderungen
– Erstellen von Jahreshausgeldabrechnungen
– ordnungsgemäße Buchführung anhand sämtlicher gesetzlicher Anforderungen und kurzfristiger gesetzlicher Änderungen
Die Objektverwaltung:
– Korrespondenz mit Eigentümern (telefonisch, schriftlich, per E-Mail)
– Wartungsverträge; Dienstleistungsverträge, Versorgerverträge (prüfen, pflegen, anpassen)
– Instandhaltungsaufgaben (Notfälle, Instandsetzung aus fehlender Jahresplanung, aus Wartungsberichten)
Das Objektmanagement:
– die kaufmännische und technische Vorplanung zum Werterhalt der Gesamtanlage
– die Beachtung, Implementierung und Einhaltung von sämtlichen Gesetzesänderungen
– die Korrespondenz mit staatlichen Behörden, Rechtsanwälten und Architekten und Bauingenieuren
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